新体制で改革を

 

2008年12月30日:新理事にて理事長決める

  2009年1月10日:前理事会より引継ぎ
議事録

 

  1月17日:新理事にてこれからの方針      

        昨年7月5日の総会で半年結論でづまま引きずった、@役員の選任方法。
          Aそのサポート面からも管理会社の見直し。B長期修繕計画の必要性。

 ねずみの件

 

議事録
【ねずみ対策について】
 管理会社からねずみ捕り用のシート20枚の提供があったため、パイプスペース及び
 ベランダに設置する事になった。
 
 2月25日 理事会

225日理事会にて、管理組合第40回定期総会での議案書である平成20年度予算案管理支出項目の「エレベーターの点検費」に誤りがあることが下記の通り判明した。

エレベーターの点検費用は、正しくは年間630、000円の予算計上をするところ謝り、年間57,000円に予算計上されており、本日の理事会では次期理事会に 管理会社の責任の取れる地位にいる人に来てもらって話し合う事に理事会一致で決まった。

理事長通さず勝手に「詫び状」を組合員に配布して、その朱肉のついた本文は管理会社に保管し、理事長にはコピーで渡された。

次期理事会は312日の予定。

その前に管理会社のどの役職の人が来るのか理事長に文書にて知らせる約束した。

 

「エレベーターの点検費」誤りの「詫び状」の件で取締役出席を管理会社に約束したにもかかわらず、前例がないのでこれないと言われ、そのいきさつ報告とこれからの対処を話し合った。

次回理事会は325日として管理会社の業務部部長に連絡とり、先方も4名出席との返事をもらったので、各理事にその旨、連絡した。

 

議事録

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  228

       理事長の1回のポストに月次報告書在中があり、部屋のポストに 管理会社作成の312日理事会開催のお知らせ、312日(木)午後7時 議題:議案書の予算記載ミスについて、9日までに出欠席の届ける用紙が入っていたが、 管理会社より誰が来るとの連絡がない。

2月28日A 今度は理事長に無断で理事長の名前を勝手に使い

 

  32

       225日理事会のの決定と違うため、 管理会社の「どの役職の人が来るのか」決まってから掲示するようにと指示した。

 

34

       管理人より、業務部部長 ○○、センター長○○が出席との文書を受け取ったが、この経緯より、責任取れる人材でないとみなし、断る。

37

 

       各理事に上記の問題で、312日に議題:議案書の予算案記載ミスについての 管理会社の対応とこれからの理事会の姿勢を配る。

                         平成21年3月7日

○管理組合

役員各位

                      ○○管理組合

                      理事長 ○○

 

理事会開催のお知らせ

 

拝啓、時下ますますご清祥の事とお喜び申し上げます。

さて、2月25日の理事会では次期理事会が12日に絞り込まれ
それは管理会社の取締役すなわち責任の取れる人が参加ということで決まりましたが、本日まで待ちましたが、過日のフロントマンより1本の電話があるわけでなく、管理人より、12日に取締役は前例がないからこれないとの返事で、この件はお流れになりましたが、そうした経過や、これからの理事会を開催するに当たり、管理会社不在ではありますが、皆さんでご相談いたしたき議題がありますので、今回は掲示板に致しませんが、下記にお集まり願いたくお願い申し上げます。

           

1・   日時:  平成21年3月12日(木)  午後7時

2・  場所:     当マンション 管理人室

3・  議題:     議案書の予算案記載ミスについての管理会社の対応
            とこれからの理事会の姿勢

 追伸:   2月25日の理事会の開催案内
       @ 理事会開催案内を掲示板に貼るように指示しても、
       会社より指示がないということ聞かぬ。

 

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310

● 管理人が228日の理事会の出欠席の届ける用紙で出席と出した理事に理事長に無断で、「理事長のせいで12日の理事会中止となった。」と聞いて理事会無いと思った理事に偶然その旨を聞いて、何故勝手に行動起こすのかと言い、 管理会社抜きで理事会する案内を出しているのにと怒ると、夕方何の連絡もなしに、管理会社の3人が初めて挨拶に来たが、・・これは最初の手順ですることであり、理事には私が案内し終わっているので、理事会でみなの意見を聞いてから、再度理事会を開くか連絡するといい12日参加は拒否した。
 

       
       


       3月4日B3月12日約束通りの取締役これない事の連絡を管理人より受け
       管理会社を交えないで理事会開く旨を各理事に7日付にて配布する。

       管理人がまた理事長の私に無断で私の名を使い理事の一人に
       理事会中止と連絡する。・・・偶然その理事と外で会ってそれを聞き
       私が中止していないことお互い確認して、3月12日無事理事会開かれた。

以上

 
 3月12日 理事会 

3月12日理事会があるとの掲示板を貼る。

 上記の事情を説明して、次回管理会社含めて質疑応答することとした。
 
23日 管理会社のSさんに連絡を取り、3257時半理事会を開く事とした。

下記内容を用意するように指示した。

管理会社への要求01

312日理事会で下記を伝える事にして、13日 管理会社へ電話要求する。
管理会社の業務部部長○氏へ今度の理事会に準備してもらうもの

1・会社の組織図。

(前回の理事会で要望したもの)

2・長期修繕計画。(銀行に借り入れの際提出しているもの)

3・昨年7月に当時の管理部部長に要望した、保険の内容について。

4・昨年75日の総会の予算金額が間違っている。
   再度、臨時総会を開いて決める必要はないか?
   社長名もしくは弁護士名での回答が欲しい。

 議事録

 

 

理事会議事録雛形

理事会開催雛形

理事会開催掲示板雛形

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 3月25日  

1・会社の組織図。

(前回の理事会で要望したもの)

2・長期修繕計画。

  (銀行に借り入れの際提出しているもの)

3・昨年7月に当時の管理部部長に要望した、保険の内容について。

4・昨年75日の総会の予算金額が間違っている。
  再度、臨時総会を開いて決める必要はないか?
  社長名もしくは弁護士名での回答が欲しい。

 

理事長より管理会社へ質問ポイント(理事長印を押すに当たって)

@ 収支報告書 P9〜P10 2,600万余の赤字の説明

A 借り入れの借用書を見せてもらう (誰が、いつ、どこから)

B 銀行ならばその銀行議事録のコピーを見せて欲しい。(返済方法など)

 
 4月16日 理事会 管理会社のお詫び 

議事録

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 4月30日  理事会 管理会社のお詫び 顛末書
 議事録

顛末書1

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顛末書2

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顛末書3

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顛末書4

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顛末書5

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顛末書6

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顛末書7
 

  5月1日 美化に対するお願い

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 5月13日 

    議題@:「管理会社の不始末の対応について」 

    議題A:その他

 
 5月21日理事会

    議題@ 管理会社の不始末に対する結論

   議題A 決算書について

   議題B 総会の準備いついて

   議題C その他

 議事録

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 6月3日理事会

   議題@:総会の中味について

議題A:その他

● 管理会社より更新にあたっての誓約書が出来ないとの事で
     事実上解約の方に向う事になった。

● 第41回定期総会議事録案の件
      ● 屋上防水の件は業者の検査の結果、議事会予算より削除した。
   ● ねずみの件
   ● 理事会の議事録の統一
   ● 専有部分改修工事届出書の点検

  新会社7月より公募・募集して決めて、9月よりスタート

 

 

議事録

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 6月13日理事会

    議題@ :総会の議案の件

      ● 管理会社より更新にあたっての誓約書が出来ないとの事で
     事実上解約の方に向う事になった。

   上記にもかかわらず、総会議案書第4号議題では、「第4号議案 
   平成21年度管理委託契約締結承認に関する件」
   
 とのみ記載されているので、
   「第4号議案 平成21年度管理委託契約に関する件

   と変更するように指示して
   誓約書が提出できないその後の
    会社としての姿勢を文書にて提出して欲しいと16日臨時理事会、
    それに間に合わなければ総会前に6月20日に臨時理事会を開き、
    総会は7月にずれ込む予定となった。

 

    議題A :その他

議事録

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6月15日 管理会社より本日連絡ない時は、明日の理事会は取り止めになる。
 夕方、管理会社より会社より解約の書類は出せない。
   理事会に任せたいとの内容で、つまり解約をするなら
   理事会より出たことにしたいとの事か・・・その内容で16日理事会を開きたいと
   書類が届いた。理由は、6月13日に部長が理事会に任せると言ったので、
   待っていただけとのこと。
   それならば、それを言ったという部長が13日の理事会に欠席して、
   社長名で「誓約書が書けない」との文面だけで、契約の手続き内容を
   部長が言うのか?社長の文面にそれがあるのなら理解できるが・・・???
 
 6月16日理事会

    議題:総会議案書について

     「第4号議案 平成21年度管理委託契約に関する件

    部長も参加の上話し合ったが、会社からの解約書面はどうしても出せない事と、
    誓約書について実行する自信がないとの事、それならば管理組合・理事会の方で
    更新お願いをするのか、問いただしたところ、それならば、完全に契約更新は
    不可能という事で、理事会の方で管理会社を解約するには組合員に分かりやすく
    「顛末書の一部重要事項」と「新会社を公募にて探す了解の文面」を「第4号議案」
    に載せて、「総会議案書の最終決議」を総会予定日にしてあった
    6月28日に決議する事に決まり、総会は理事の全員参加できる日が、
    7月26日しかないので、それに決めた。

    理事会としては緊急に、新管理会社の公募準備に取り掛からねばならなくなった。

 議事録

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 6月28日理事会

      議題:総会議案書について  最終点検

     第4号議案 管理委託契約の終了(10月31日)に関する件

        (内容説明は口頭とする)

 

   第5号議案 新たな管理会社の選定に関する件

       8月上旬 郵送。メール等で、広く管理会社を募集

       8月中旬 希望する管理会社に対し、理事会による説明会を開催

       8月末日 書類による応募締め切り

       9月上旬〜中旬 理事会で数社に絞る

       9月20頃 臨時総会を開催し、その席上、絞られた数社にプレゼンテーション

              を行ってもらい、多数決で決定

    と2つに分け、
   それ以後の号案はずらす。

   各室のガス漏れの件

   議事録配布、捺印して管理人室に保管

 
  議事録

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 7月2日 下記が新会社引継ぎにどうしても無理と考え、現管理会社に暫定契約を
   10月30日までと交渉して第5号議案のスケジュール調節のため緊急理事会を
   開催して、異端ではあるが、早く軌道に乗せるように、計画を練る。

第4号議案 管理委託契約の終了(9月30日)に関する件

        (内容説明は口頭とする)

   第5号議案 新たな管理会社の選定に関する件

       8月上旬 郵送。メール等で、広く管理会社を募集

       8月中旬 希望する管理会社に対し、理事会による説明会を開催

       8月末日 書類による応募締め切り

       9月上旬〜中旬 理事会で数社に絞る

       9月20頃 臨時総会を開催し、その席上、絞られた数社にプレゼンテーション 

 
  7月5日緊急理事会   管理会社欠席で流会

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 7月9日緊急理事会

第4号議案 管理委託契約の終了(10月31日)に関する件

第5号議案 新たな管理会社の選定に関する件

 7月末 郵送。メール等で、広く管理会社を募集

 8月 希望する管理会社に対し、理事会による説明会を開催

 8月  書類による応募締め切り

 9月上旬 理事会で数社に絞る

 9月中旬ごろ 臨時総会を開催し、その席上、絞られた数社に
           プレゼンテーションを行ってもらい、多数決で決定。

 

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管理費の滞納問題 7月9日緊急理事会 はじめて理事会で話題になった。

 管理会社に 3回資料請求しても3月31日現在の未収明細票が
  届かないので理事会前の22日に会社連絡。
  よく調べた結果以下を参考にする。

  

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 7月18日

  3階の風呂の配管が破れ階下に水漏れ
   この問題とガス管劣化が多くでると思われる。

 

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 7月25日理事会

       公募管理会社にメールの件
       高層住宅管理業協会の加盟しているところへ担当者が郵送にて公募。

以下の予定で総会に臨む

 第5号議案 新たな管理会社の選定に関する件

 7月末 郵送。メール等で、広く管理会社を募集

 8月 希望する管理会社に対し、理事会による説明会を開催

 8月  書類による応募締め切り

 9月上旬 理事会で数社に絞る

 9月中旬ごろ 臨時総会を開催し、その席上、絞られた数社に
           プレゼンテーションを行ってもらい、多数決で決定

 

           管理費の滞納問題の件

 議事録
 
 7月26日総会  

  組合員数51、議決件数51、出席組合員数10、委任状によるもの28
  
 総合計38で規約第38条により本会議は成立しております。

(メインの4号議案について)

組合員の質問:

 Q:組合員より
  管理会社から契約更新をお受けできないと言う具体的内容は何か?
  マンションの老朽化で難しいのか?

 A:管理会社
   それではありません。資質の問題です。当社の資質が理事会のご要望に
   添えない、できる自信がないからであります。
   理事会の要求はごくごく普通の事であります。

 Q:組合員より
   地デジ対策はされているか?また費用は面積別か個々か?

 A:管理会社
   そのためにも理事長は防水工事等の費用を一時プールしています。
   作業は屋上にアンテナ付け替えですので個別の費用に関係ありません。
   (ただし今のテレビ使う場合はチューナが必要)

  NTT-ME,NTT,FTTH,光ファイバー,大規模修繕工事,
      マンション快適生活,既設マンション,
      新築マンション,光マンション,リフォーム"

  掲示板   電波障害対策と地デジ対応

 マンションを地デジ対応にするための手順は?

 地デジ対応をアピールしよう

 

 収支報告書(自 平成20年4月1日 至 平成21年3月31日

 屋上防水工事費2.205.000を△2.205.000にした理由

調査日:平成21年5月27日(水) 管理会社

(メインの5号議案について)

 第5号議案 新たな管理会社の選定に関する件

 7月末 郵送。メール等で、広く管理会社を募集

 8月 希望する管理会社に対し、理事会による説明会を開催

 8月  書類による応募締め切り

 9月上旬 理事会で数社に絞る

 9月中旬ごろ 臨時総会を開催し、その席上、絞られた数社に
           プレゼンテーションを行ってもらい、多数決で決定

  総会は無事終了いたしました。

議題
議事録

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  過去の手抜き工事の繰り返しと2億7千万の消え方

  7月28日またまた水漏れ

  先日30●号の水漏れに続き40●号より水漏れ

  給排水 管工事(住戸)

        「平成18年10月27日給排水工事一時中止のお知らせ
         6階の除いて終了しましたが、
                   
6階フロアーにある給水バルブが劣化して作動しないため、
        
住戸の工事を中止いたしました。」
         5万円が8万円(消費税抜き)に総会議事録でなっていたので、
         領収書・請求書を見せるよう要求したが
         
この説明である。領収書は振込みのためないという。


         請求書は「一式」扱いである。
         どういう部品・単価・数が分からないだけでなく、
         私は工事していた人間から「劣化」と言う言葉をはっきり

         聴いている。それならば、これもまた工事は前の工事の共用部分で
         支払った2重取りにならないか?

 排水 管工事 (本管)

   1○○号下の配管破損・・ 他もベランダ下の管が
   以前の汚水・雑排水配管工事取り替えの
   完全な手抜きで今(2007年11月)各階の元の配管を取り替えている。
   110万ほどここでも無駄な出費である。
 

 

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  上記に加え、各室の給排水・ガス管をどれだけの部屋が取り替えているか
     ・・・把握・指導する必要が在る。

 地デジ対策の予算を組まねばならぬ。

 
  8月4日夜11時

8月5日付で「マンション管理会社募集のご案内」と「FAX送信書」を受け取りここからはじめて公募に入るのだが、その文面を各理事の承認を得るためそこから各理事に配り、2日待った7日に私が封筒に入れて出すと言う非常識な時間配分である。

これは管理会社がやめると言った7月の段階ですべて済んでいなくてはいけないし、文面をそのために理事会を開いたのであるから絶対出来たはずである。

マンション管理会社募集を担当した理事からやっと下記内容の文書を受けてとり(8月5日付けである)
各理事へこれでよいか配って、2日ほど返事を待つ。
その間にコンビニ2箇所で260の封筒、切手など買い封筒に住所・切手を貼りすぐ出せるように準備する。

  マンション管理会社募集のご案内ができて配送準備。255社強
  各理事に文面の点検を確認してもらうため内容を配る。(終了次第印刷・配送。
     
8月13日(木)までに詳しい説明会を希望される方はFAXにて同封の書面に
     必要事項記載の上お知らせ下さい。
     FAXをご送付いただいた方には、
8月19日(水)までに管理組合より
     連絡させて頂きます。

当管理組合理事会では、今後、長期修繕計画の策定をはじめ、
運営面・財政面等に関する見直しを考えており、
意欲的なパートナーを求めております。

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 8月6日

  担当の理事へ土曜日は私が用事ある。
  理事の2人にあったが、内容はそれで良いといわれたと連絡した。
  その結果募集の印刷物が夜ポストに届けられた。

 

 8月7日

  朝全部封筒に入れ午前中に郵便局へ出せた。
  今回のこの流れは、業者選択にしては肝心の業者が見積もりだして、
  尚こちらがそれを絞り込む理事との考える時間が余りにも少なく、
  不安を感じる。

   7月中にマンション管理会社募集の用紙を配送する予定が本日になり、
  上記の文面では新会社がより正しい入札準備が出来ないと思う。
  完全に半月無駄に送った結果になった。

【良い管理会社の対応】メールより (これは現管理会社との委託契約が9月30日の時)

また、管理会社変更が9月20日に正式決定した場合、

弊社の場合は最も早くて12月1日管理開始となります。

「9月20日正式決定で10月1日より管理開始」では、

弊社は受託できないことを改めてお伝えいたします。

申し訳ありません。


下記を早くする事が一番大切だ!

総会に間に合わせるなら

  @、説明会の前に、全ての書類を管理会社に開示する。

  A、説明会の前に、現地調査可能日を指定・連絡する。

会社とのやり取り期間はお盆休み

 

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 8月8日

管理会社よりの返事

   8月8日 (土)・・・・・4通
   8月9日  (日)・・・・・1通
   8月10日(月)・・・・・34通
   8月11日(火)・・・・・32通
   8月12日(水)・・・・12通
   8月13日(木)・・・・・6通  合計89通

(公募締め切り)

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 8月15日 理事会

  管理会社選定について:FAXにて問い合わせもあったが、公平さを中心に
   第2回目の郵送文書理事にて確認返信のあったところに配る事とした。

 滞納について

 給水官手抜き工事・保険について

議事録

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 8月16日

 管理会社選定について :FAXにて問い合わせもあったが、公平さを中心に
   第2回目の郵送文書理事にて確認返信のあったところに配る事とした。

 8月22日 理事会

  管理会社選定について

  説明会日時

 (見積り参加条件)

 委託業務内容

 スケジュール

 選考方法など

 その他(管理人の件)

管理人室契約書 滞納問題

 マンション総合保険について

(  地デジについて)

 

議事録

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 8月23日

「説明会」案内書類65通夕方出した(1通は知らないところであった:出席されるか?)

【説明会辞退のFAX】
   25日:1通
   26日:6通
      27日:2通
     28日:3通
      29日:1通

 掲示板・地下駐車場に「説明会」の日時、車の出入りできない事と、大勢が
  マンションの下見で回る了承の掲示をする。

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 8月24日

 レンタル椅子の手配

 管理会社にわたす書類印刷
  【配布物】

  @ 管理組合規定
  A 本年7月に開催した定期総会の議案書
  B 過去の大規模工事リスト
  C 現行の管理会社との契約書
  D 消防・浄化水槽点検報告書

 
 8月25日

 「説明会の書類」とどいていないとのFAXをもらい、FAXにて送る。
  全部その都度インターネットに記録して、出し忘れがないはずだが、こういう大事な事は
  最後まで緊張を要する。

 8月27日 理事会

 管理人室契約書・覚え書の修正:契約書は総会にかけること。

 マンションの保険と修理箇所の写真説明

 29日の説明会スケジュール

 1.理事長挨拶

 2、当管理組合の説明

 3、管理会社に対して希望する事

     @ 間違えることなく、確実に仕事を遂行するフロントを、
       選任していただける事
     A マンション管理のプロフェッショナルのノウハウを活用して
       当管理組合に適したプランを、意欲的に提案して頂けること
          1) 管理組合の運営に関する観点
          2) コストの観点
     B 安心して仕事を任せられる会社である事
          * 会社のパンフレットや会社概要書
          * 会社の経営状況や仕事の実績が分かる書類

 4、スケジュール

     9月9日(水) 提案書(見積書)のご提出(郵送必着)
     9月中旬   理事会で数社に絞込み⇒連絡
     9月下旬(予定) 臨時総会でプレゼンテーション⇒決定
     11月1日  業務委託開始を希望

 5、現在の管理員からの要望について

 6、質疑応答など

 7、マンションの現地確認

<資料>

   @ 現行の管理組合規約
   A 現行の管理会社との契約書
   B 本年7月に開催した定期総会の議案書
   C マンション図面
   D 過去の大規模工事リスト
   E 保守点検等の報告書 (直近各1)

 

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 8月29日 説明会 ・理事会
説明会・理事会議事録            注:説明会50社
【辞退のFAX】

  8月31日:1通
    9月2日:1通
     9月9日:2通

 質問事項FAXあり

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 9月9日理事会

議題: @ 管理会社の選定について( 書類絞込み)
   A 管理人室の契約書について
   Bマンションの総合保険について

 

議事録

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 9月12日理事会

1 管理会社選定について

 各理事が10社に絞り込む
(見積書は説明会で3通提出依頼したのに1通・2通のところが10社余あった)

 面談準備依頼とお断りの文書郵送準備

2 管理人室契約書・覚書

 管理人室の契約書については管理会社が作成した書類
  (弁護士の意見をまとめたもの)の内容に疑問があり、管理会社の担当者も
  その疑問に同意したので、差し戻した形となりました。

 「各室の面積の問題」はそれと全く関係のない問題であり、
  別々に解決されるものとする。

 したがって、管理人室の契約書は同時平行で対処しています。

議事録

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 9月13日

 面談準備と再見積り依頼 の文書郵送

 9月15日 理事会

 総会議題の作成

 上記の予定が理事と弁護士の面談がされていなかったため、元に戻り「覚書」の
  1点の検討に終わった。主な訂正箇所でそうさつの金額の表が改められた。

 面積の違いについては駐車場も含めすべての謄本取り寄せて見直す事になった。

議事録

 9月18日 理事会

 臨時総会議案書の確定

 臨時総会日程の確定

 その他 プレゼンテーションのアドレスシールの封筒を管理会社よりもらう

 19日面談不可能な会社を21日(月)7:00、23日(水)1:00,25日(金)7:00
   と変更した

議事録
9月19日  面談

 午後1時から8時まで面談

 午後8時より最終絞込み

9月19日1:00 エス・ジェイプロパティ・マネジメント

      2:30 東低管理

      3:00 長谷工ニッケンコミュニティ

      3:00 大東京不動産

      4:00 東京互光

      4:30 太平洋興発

      6:00 三興管理

      6:30  ジャパンコミュニティ

      7:00 ダイアコミュニティサービス

 

記録

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 9月21日 午後7:00 面談   お断りとお詫びの文章送る

  7:00  秀栄興産

記録 

 見積書・長期修繕計画に伴い、金銭面も長期に亘り計画書が出された。

 9月23日  午後1:00 面談

  1:00   日本ハウジング

記録

  他にないサービスが高齢者に喜ばれそうであった。

 9月25日  午後7:00 面談

  7:00   東洋グリーン建物

  午後8時より理事会   最終絞込み確定

議記録

 
 9月26日  連絡#0928

  選に漏れた会社にお詫びのご連絡

  確定した6社に臨時総会準備のため30日にプレゼンテーションの順番と
  その資料53部用意して、フロントマンが参加できるかを聞く。
  臨時総会ではフロントマンだけでその他営業マンは参加できない旨を
  了解とる。

 

 

 
 9月28日 各社に連絡した結果 この日は臨時理事会であった気がする

  @ 株式会社長谷工コミュニティ プレ3時以降
  A 大東京不動産
  B 株式会社秀栄興産:部署が違うため指名の人がフロントマンになれないが
     「長期修繕計画」と「管理規約改定」は責任もち作るとの確約
  C 日本ハウズイング  プレ2時以降
   
D エス・ジェイ・プロパティー・マネージメント 見積書を規定にあわせて参加
 

  E ダイアコミュニティサービス株式会社 総会の日程に無理で辞退。
  F ジャパンコミュニティ株式会社 指名したフロントマンが無理

 
 

 9月30日 午後7:00 プレゼンテーション準備

  プレゼンテーションの順番を決める
  自分の番以外は館内に入らない
  プレゼンテーションの資料を組合員に配布する。
  フロントマンの携帯電話聞く
  総会出席者はフロントマンのみ
  確認事項資料53セット持参⇒50、会社が2社あった 
           不利益変更はなし
  

 9月30日 理事会 
 

議事録

プレゼンテーションの資料を配布(郵送は10月1日)

 
 10月4日 理事会  臨時総会   午後1時より4時まで

【4回目の投票にて秀栄興産に決定いたしました】

議事録

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 10月7日 理事会

  決定した会社のフロントマンについて
    T氏が毎回出席が条件でなかったか?について
    再度8日に会社に連絡:フロントマン変えられるか希望

管理費・積立金見直しのため取り寄せた面積別で計算のため全謄本を取り寄せたの を理事会の中で一理事に渡す。

議事録
 
 10月8日

       フロントマンの変更希望を会社に伝えた。
   できないと言われた。
       現行会社が10月末で終了をよく考えて11日必要書類の準備を依頼した。
   

 
10月11日 理事会  (午後7時)

 議題:新会社との打ち合わせ
     管理委託契約の重要事項の説明会について

これからのスケジュール:配布書類等:説明会・臨時総会・調印・引継ぎ(銀行等)・掲示板

下記を出席理事に7日の説明を文を書いて配布した。

 

議事録

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 10月13日

下記内容を現行会社につたえ、午後3時に初めての引継ぎ。
同じく3時に管理員の面談。

10月11日理事会で見てもらった4日の臨時総会の議事録を朝管理会社にFAXして議事録を正式に作成、持ってきてもらい、理事に早急に回す。一部に理事よりまた直しがあり、一人の理事の留守なのか署名捺印がもらえない。

秀栄興産より11日の理事会にて手直しされた、重要事項を赤字でしるし、清書してよいか?これも15日の朝までと日を区切って11日出席した理事のポストに入れる。


2位の管理会社へおわびの電話
 

 10月14日 (旧・新会社へ23日の報告)

   10月4日の議事録の直されたのを管理会社にFAXする。捺印の1つ不足のみ。
           2時にこの件も解決。
     臨時総会の議案書もOK
 

 ● 重要事項の説明内容に管理員の祝日が勤務になっていない。(ゴミの場合)
   火曜と土曜に振り返る事が書いていない。

 ●水曜日が9時よりとなっているが他の曜日が8時とあるから8時より4時までとか
    詰める必要が在る。

   ●銀行印は契約終了後11月になってからでよいとの事。

 
 10月15日

    午前10時、各理事より、重要事項の説明内容について
    コメントないので51部印刷指示だす。

   旧会社より臨時総会議案書と10月4日の臨時総会の議事録届く。

  ● 水漏れの穴の件、管理員へ。入居者との連絡待ち。

 
 10月16日 臨時総会議案書配布     書類全部配布・送付済み

 外部オーナーのシールの数が多く合わないので調べたら
  中の2つはオーナーの住所は外であるが親族ならびに事務所として
  昼間住居してるためマンション内のポストに入れた。(郵送15通)

 駐車場だけのオーナが3人いて、
  中の一人はマンション退去して駐車場のみ2台持っている。

   新会社より重要事項の説明届く

 
 

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 10月18日 理事会
議事録

エレベーター保守料の件

 エレベーターは秀栄興産の中でなく理事の一人が直契約したいと言った事に対し、
  それでも秀栄興産のお陰で5万以上安く再契約できた。

 

 
 10月19日

  「覚書」を管理会社に手渡しして、先方に「書留」で送ってもらう手配をした。

 
 10月20日

  長期修繕計画作成の書類(見積書・注文書・注文受け書)FAXにて受け取る。

 
 10月23日

受託業務月次報告書受け取る。臨時総会のしおり受け取る。

 10月25日重要事項の説明会と臨時総会 (出席 8、委任状31)
                      

エレベーター保守料の件

エレベーターは秀栄興産の中でなく理事の一人が直契約したいと言った事に対し、
  それでも秀栄興産  のお陰で5万以上安く再契約できた。

管理受託契約書に捺印。

 重要事項説明書に捺印。

 三菱エレベーター遠隔点検(機能維持修理付き)契約書に捺印。

 長期修繕計画作成書に件捺印。
   注文請書・見積書受け取る。

 報告書:管理組合の理事長印(銀行通帳印)(押印日平成21年10月20日)
  預金口座振り替え依頼書・自動払込利用申込書(4か所押印)
  

議事録

平成21年11月11日の理事3名の印がそろい委託契約と一緒に配送出来るようになった。

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 10月27日

 管理事務室に10月11日の理事会議事録は届いていたが、管理会社作成の9月1日
  の議事録が途中で止まっていて、請求しても返事がないので最悪の時は、理事長以下
  委任状も含め、印鑑は3人分で書類が成り立つので再発行するかもしれないと
  連絡する。

 謄本を30日引継ぎの時に新会社に手渡したいのでそれを手にしてる理事に
  再度請求する。

 新会社がエレベーターの件で非常に協力し安くしてくれた。
  新会社より今までの直契約だと高いのに、直だと言い張る。
  それならば、見積りの段階で「エレベーター」は直だからとはずすべきである。
  結局、管理会社が直の仕事として取れないばかりか、値段だけ、
  5万以上も安くしてくれ泣いた状態である。・・・問題だ!!

 総会も、理事会も議長他2名の印で成り立つならば、回覧の手間を省いて、
  書類を成立させ、印を押した議事録を掲示板に貼るのが良いと思われる。

10月25日の臨時総会議事録案を出席した2名の理事に回覧した。

H理事に10月7日理事会で渡した謄本を返して欲しいと催促した。
 (10日もスト;っプしているのだ)
  夜12時過ぎに返してもらう。枚数足りなく、私の書いた連番数字が直されていた。
  追求したが、理事会で数をしてもらっていないと言われた。(後で検討)
 
  9月15日、10月18日理j階の議事録返して欲しいと言ったが、
  内容に問題ありと言われる。指摘して欲しいに対し、忙しいと言う。
  いつまでに出来るか?・・・分からないとの答え・・・これが理事であるから
  この組合のお粗末さが分かるであろう。)
  このやり取りで
  12時から3お分よりH理事は外のお店にでも行かれたのか、
  3時まで待っても帰らない。

 
 10月28日


      理事に10月25日の臨時総会の議事録案を30日朝までに1階の金子のポストに
   返信願いのメールをした。
 

 
 10月29日


  理事より9月15日・10月18日の理事会議事録と10月25日
   臨時総会議事録案が届いた。
   管理会社に本文作れるとの報告などする
   これで臨時総会の議事録が出来て、印を押したのを管理会社に郵送保管が出来
   コピーを管理事務室に組合員が開示出来るように保管すれば良いのである。

  理事より返されえた謄本を現行の管理会社と全部あること確認した。
  連番数字の訂正は、枚数が多いので間違えて書いたものと思われる。
  30日これも引継ぎに入れることとする。
  

 
 10月30日 新旧管理会社引継ぎ 立会い(書類・鍵など) 2時より

 引継ぎ事項

 決算書等の書類は11月半ば過ぎである。

 11月半ばまで旧会社・新会社とも細かい打ち合わせ、引継ぎなどがあるようで、
  本当の起動は12月であろう。

 良い方向への見通しがついた。
  これから理事会での問題は「管理規約の中の理事の人選」と「謄本に基づき」・・
  「管理費」・「修繕積立金」の変更を臨時総会で組合員に承認してもらう事だと思う。

  

 【長期修繕計画】については現在法律的にもすぐ取り掛からねばならない箇所もあり
 これの仕上がりの前に修繕する箇所が緊急に出たらと思うとそれだけが心配である。

 これからは【無知な管理組合のマンション管理】はここで終了しても良さそうである。

 

11月 1日

 31日に新会社による第1回の理事会を11月25日(水)午後7時半とすること
  「お知らせ」した。
  これから例会は、銀行印・借り入れの理事長印と修繕などの
  銀行印を理事会で押すため、毎月20日過ぎの平日午後7時半とする旨、連絡。

 臨時総会の議事録に理事より署名捺印がもらえなく、
  理由は理事会で話したいとの事で、25日過ぎに議事録が全員に配布になるようだが
  前代未聞の事である。

10月7日の理事会議事録の署名捺印の欄の文書が今日ポストに入れられ戻った。
  一理事のコメントが付箋で2箇所あったので驚いて説明に部屋を訪れた。

 

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 11月 2日

理事長印を押した。3つ (旧管理会社へ)

残高証明取るためと10月30日引継ぎの鍵の本数まとめ訂正のため。

 
 
 11月3日

個人名を消して10月7日の理事会議事録再作成して配る。
  (これで全部そろうのかしら?)

 10月4日の臨時総会の議事録は11月25日(水)の理事会の席でしか解決しない。?

総会出席出席者8名と言うばかりでなく、委任状も出さないで出席しないが10名い以上いる中、理事会も3名出席で一人に委任状に頼ってどうやら運営できている現状で、
秀栄興産より常時2名繰るようにとの条件にこだわり理事会の運営を阻止してる事は、独走と私は思う。早く若い世代に引き継いで、昔の悪い体制を、作りなおさねばならない。

【長期修繕計画】とと【管理規約の改正】がここで大きく早急に必要に迫られる。

 
 11月 4日

午後2時:秀栄興産と鍵の最終チェック

その時点で重要事項の説明・管理委託契約・エレベーター再契約・「覚書」など
  管理事務室の「重要ファイル」に閉じるように管理員へ渡す。

 理事長預かりの屋上の鍵は大規模修繕の時変えたため、新しい鍵を受け取り、
  1つ不明の鍵を管理事務室へ戻した。

 
 11月5日

 10月7日の理事会議事録の印をもらう。(3名はそろった) が・・・内容検討で
  書き直し。

 
 11月6日

 10月7日の理事会議事録・・コメントもらい、最再度確認しつつ訂正して出す。

 管理事務室にて長期修繕計画の人に偶然会えたために、大規模修繕の未処理、
  屋上防水の作業内容・過去の排水管工事の未処理・エアコン穴・5号室の穴
  などの報告をした

 
 11月11日

臨時総会議事録における理事3人の印がそろい、秀栄興産へ送る。
  これで議事録・委託契約が全員へ配布される。

 10月7日の理事会議事録この件もやっと理事3名の印がそろった。

 
 11月18日

 

 11月18日 理事会

 エレベーターの件を書く管理会社の見積りに入れさせておいて、当ビルが契約していた金額より、秀栄興産が安く出した見積り提出を、10月11日の理事会では、直契約と「エレベーターの件を書く管理会社の見積りに入れさせておいた」担当者が言い、10月末で旧管理会社との契約は切れ、新会社契約の前に重要事項の説明会などのため臨時総会を開かねばならない・・・それには議案書の配布の日程も一杯である。

秀栄興産が、10月18日にこの配慮をしてもらえなければ、臨時総会の日程が11月に入り込んだり、管理会社のいない無人化になるところであった。

その次の理事会で、エレベーターは直契約であるから管理会社には本来は関係ないのに、保守管理の立会いを管理員が1日いなくて出来ないから管理会社から来るようにとの要請を言った。さすがに理事長として私も怒った!「費用削減と言って管理員の時間を少なくし、エレベーターは直契約と秀栄興産の委託契約時から説明を求めても言わず、削除して、それでもそういうことすべてやるのが管理会社であると理事会の席で堂々と述べる。


 3人の理事と委任状でやっと動いている理事会であるからこれらの事を議事録に書いても印がもらえなく、すべて闇の中である。
文字通り【無知と無関心・無責任の寄せ集めである】
議事録には書けくても、外部の視聴者のために、ここに書くことにしている。

 【10月7日の理事会議事録】について最後の一人の印と原本返還願いする。

 
 
 
 
 11月25日理事会 午後7時半

 
 
 
 
 
 
 

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